Инструкции

23 Сентября 2015

Порядок работы с письмами, заявлениями, жалобами на действия судей и работников аппарата суда

10. Порядок работы с письмами, заявлениями, жалобами на действия судей и работников аппарата суда

Настоящий раздел определяет единый порядок учета, регистрации и рассмотрения писем, заявлений, жалоб на действия судей и работников аппарата суда (далее - обращения) и личного приема посетителей по вопросам, не связанным с существом разрешаемых Пятнадцатым арбитражным апелляционным судом споров по конкретным судебным делам.

Обращения, касающиеся процедуры рассмотрения конкретных судебных дел и оспаривания принятых по ним судебных актов, рассматриваются по нормам, установленным арбитражным процессуальным законодательством.

Организация работы с обращениями и личного приема представителей юридических лиц, предпринимателей и граждан возлагается на секретариат председателя суда.

10.1. Прием, регистрация и рассмотрение обращений.

10.1.1. Письменные обращения, поступившие в суд по почте, в т.ч. электронной почтой или нарочно, регистрируются специалистом экспедиционно-регистрационной группы и передаются по реестру в секретариат председателя суда в день поступления.

10.1.2. Прием письменных обращений осуществляется в рабочие дни с 10:00 до 12:00 и с 14:00 до 16:00 часов.

10.1.3. Первичная регистрация письменных обращений осуществляется в системе «Дело» специалистами экспедиционно-регистрационной группы. Порядок рассмотрения обращения и результаты проверки регистрируются работниками секретариата председателя суда.

10.1.4. На первой странице письменного обращения ставится отметка о способе доставки, регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления и регистрационный номер. Регистрационный номер состоит из индекса РУ/В, порядкового номера и года поступления обращения.

Например: РУ/В-12/06.

На жалобах, поступивших на судей и работников суда, в регистрационном номере после года добавляется литер «Ж».

Например: РУ/В-12/06-Ж.

10.1.5. Конверты от поступивших обращений сохраняются и прикрепляются к обращению.

После рассмотрения обращения приложенные к нему подлинники документов в обязательном порядке возвращаются заявителям. Копии приложенных к обращению документов возвращаются заявителям по усмотрению руководства суда либо по запросу заявителя.

10.1.6. Работник секретариата председателя суда проверяет, поступало ли подобное обращение. На повторном обращении ставится штамп «Повторно». К обращению прилагаются копии материалов по предыдущему обращению или справка о результатах рассмотрения.

10.1.7. Все письменные обращения работником секретариата председателя суда передаются на рассмотрение председателю суда для определения порядка рассмотрения, назначения исполнителя. Поручения, оформленные в форме резолюций на отдельном листе, прилагаются к обращению и являются его составной частью.

10.1.8. После рассмотрения обращения председателем суда работник секретариата председателя суда вносит в систему «Дело» информацию об исполнителе, содержание резолюции и по реестру передает материалы исполнителю под роспись.

10.1.9. По решению председателя суда может создаваться комиссия для рассмотрения обращения.

10.1.10. Обращения, не относящиеся к деятельности арбитражных судов и применяемому ими законодательству, не позднее чем в семидневный срок со дня регистрации направляются в соответствующие организации по принадлежности с уведомлением заявителя либо возвращаются.

Если для решения поставленных в обращении вопросов требуется получение информации от другого арбитражного суда или нескольких арбитражных судов, от структурного подразделения суда, от иных государственных органов или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующий арбитражный суд (арбитражные суды), структурное подразделение суда, государственный орган или должностному лицу.

Арбитражными судами рассматриваются обращения, которые в соответствии с законом в обязательном порядке должны содержать наименование арбитражного суда, в который направляется обращение, либо фамилию, имя, отчество лица, которому направляется обращение, либо должность этого лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя или наименование организации, почтовый адрес, по которому должен быть отправлен ответ или уведомление о переадресации обращения.

В обращении должна быть изложена суть предложения, заявления или жалобы и стоять личная подпись заявителя. Обращение организации должно быть подписано руководителем. К обращению, подписанному лицом, действующим на основании доверенности, прилагается копия доверенности.

10.1.11. К рассмотрению не принимается обращение, в котором обжалуется судебное решение. Оно возвращается лицу, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

10.1.12. Направление обращений на рассмотрение должностным лицам, действия которых обжалуются, запрещается.

10.1.13. При рассмотрении обращений исполнитель:

•- Обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение.

•- В случае необходимости запрашивает по согласованию с председателем суда для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц.

•- Подготавливает перечень мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов обратившегося лица.

10.1.14. По результатам рассмотрения обращения составляется мотивированное заключение. Заключение подписывается исполнителем и представляется на рассмотрение председателю суда.

10.1.15. Ответы на обращения направляются на бланках писем суда, подписываются председателем суда, либо уполномоченным на то должностным лицом суда.

10.1.16. Ответ на обращение, в том числе поступившее в суд по электронной почте, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

10.1.17. После вынесения решения на обращение работник секретариата председателя суда заносит информацию об исполнении в систему «Дело».

10.1.18. Вся переписка по письменным обращениям формируется в дело. Дело формируется в течение года. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению, составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или поступления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов. Дело хранится в секретариате председателя суда.

10.1.19. Материалы проверок по жалобам на судей и работников суда формируются в отдельное дело в том же порядке, как и остальные обращения. Копии приказов и справка о результатах рассмотрения жалобы (Приложение 41), подготовленная секретариатом председателя суда и подписанная председателем суда, подшиваются в личное дело работника суда.

10.2. Особенности рассмотрения жалоб на действия судей и работников суда.

Жалобы на действия судей и работников суда рассматриваются в соответствии и с учетом особенностей данного раздела.

10.2.1. При проведении проверки по жалобе на действия судей или работников аппарата суда исполнитель (члены комиссии) на основании поручения председателя суда о рассмотрении обращения вправе знакомиться с имеющимися в суде документами, снимать с них копии, делать выписки, получать необходимые письменные объяснения от судей, работников аппарата суда и иных лиц, запрашивать информацию в других организациях, консультироваться со специалистами в той или иной области действующего законодательства.

Исполнитель (члены комиссии) при этом должен (должны) проявлять тактичность, вежливость, уважительное отношение к собеседникам. Лицам, принимающим участие в работе с обращениями, запрещается разглашать ставшие им известными сведения об обстоятельствах личной жизни граждан и иную конфиденциальную информацию.

10.2.2. Проверка должна проводиться объективно и всесторонне, охватывать все обстоятельства, изложенные в обращении.

В процессе служебной проверки полному, объективному и всестороннему установлению подлежат:

•- события, время, место, способ и другие обстоятельства, связанные с совершением поступка судьей или работником аппарата суда;

•- причастность судьи или работника аппарата суда к совершению поступка, его цели и мотивы;

•- виновность судьи или работника аппарата суда;

•- причины и условия, способствовавшие совершению поступка;

•- обстоятельства, влияющие на степень и характер ответственности судьи или работника аппарата суда, как отягчающие, так и смягчающие его вину;

•- деловые и моральные качества лица, совершившего поступок, и другие данные, характеризующие его личность.

10.2.3. По завершении проверки по жалобе на действие судей или работников аппарата суда проверяющий (председатель комиссии) составляет заключение о ее результатах (далее заключение), в котором излагаются:

•- основание и повод проведения проверки, должность, фамилия, имя, отчество лица (состав комиссии), ее проводившего;

•- в случае неудовлетворения требований, изложенных в обращении, либо не подтверждении информации о совершении судьей или работником аппарата суда поступка, до сведения заявителя доводятся мотивы отказа;

•- в случае подтверждения фактов, изложенных в обращении о совершении судьей или работником аппарата суда поступка, порочащего честь и достоинство судьи, или умаляющего авторитет судебной власти, в заключении излагаются сведения - о времени и месте, обстоятельствах совершения поступка;

•- сведения о судье или работнике аппарата суда, совершившем поступок (фамилия, имя, отчество, год рождения, время работы в должности судьи) и других лицах, причастных к совершению поступка;

•- мотивы и цели совершения судьей или работником аппарата суда поступка;

•- предложения об ответственности судьи или работника аппарата суда, совершившего поступок.

10.2.4. Лицо, в отношении которого проведена проверка, должно быть ознакомлено с ее результатами и вправе изложить в письменной форме свое мнение относительно результатов проверки.

10.2.5. Права судьи и работника аппарата, в отношении которого проводится служебная проверка:

•- знать предмет проверки, давать письменные объяснения;

•- представлять доказательства по существу изучаемых обстоятельств;

•- заявлять ходатайства, в том числе об истребовании дополнительных материалов;

•- заявлять отводы в отношении лица, осуществляющего служебную проверку, приносить жалобы на его действия и решения. Заявления об отводе и жалобы излагаются в письменной форме с представлением конкретных доводов, объясняющих отвод. Председатель суда принимает решение об отказе либо удовлетворении отвода, жалобы, о чем сообщает заявителю;

•- знакомиться по окончании проверки с заключением, а с разрешения председателя суда - с материалами в части его касающейся, если это не причинит ущерб взаимоотношениям в коллективе.

10.2.6. В случае признания доводов заявителя обоснованными (полностью или частично) в ответе делается ссылка на обстоятельства, подтвержденные проверкой, и сообщается о принятых по ним мерах. В этом случае председатель суда принимает соответствующие меры в отношении лиц, допустивших те или иные нарушения и упущения в работе, а также меры организационного характера по устранению и предупреждению выявленных недостатков.

10.2.7. В зависимости от характера нарушения и степени виновности судьи, допустившего его, председатель суда может ограничиться беседой с ним, вынести этот вопрос на совещание судей или заседание президиума суда.

10.2.8. В зависимости от характера нарушения и степени виновности работника аппарата арбитражного суда, допустившего его, председатель арбитражного суда, его заместители или по его поручению председателя арбитражного суда руководитель аппарата - администратор суда могут ограничиться беседой с ним или вынести этот вопрос на совещание работников аппарата арбитражного суда.

При установлении факта совершения работником аппарата дисциплинарного проступка (нарушение положений Федерального закона от 27 июля 2007 года №79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ», должностного регламента), либо проступка, наносящего урон авторитету судебной власти, может быть приятно решение о наложении дисциплинарного взыскания.

Отдел кадров и государственной службы подготавливает обобщенную информацию по всем фактам привлечения работников аппарата к дисциплинарной ответственности для отражения в отчете по итогам работы за соответствующий год, направляемом в Высший Арбитражный Суд РФ.

10.2.9. При установлении факта совершения судьей поступка, порочащего честь и достоинство судьи, умаляющего авторитет судебной власти (нарушения норм Закона Российской Федерации «О статусе судей в Российской Федерации», положений Кодекса судейской этики), председатель суда вправе, а в определенных случаях и обязан, внести представление в соответствующую квалификационную коллегию судей о привлечении судьи к дисциплинарной ответственности.

10.2.10. О всех фактах внесения представлений в квалификационные коллегии судей о привлечении судей к дисциплинарной ответственности и результатах их рассмотрения информируется Высший Арбитражный Суд Российской Федерации.

10.2.11. Поручения Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации исполняются в соответствии с данным разделом, а также с учетом их указаний.

10.2.12. Если председателю арбитражного суда или исполнителю, рассматривающему обращение, станет известно о проводимом органами следствия расследовании или прокурорской проверке по изложенным в обращении фактам, до завершения которых не представляется возможным дать обоснованный ответ заявителю, то материалы по решению председателя арбитражного суда или его заместителя остаются на контроле до момента завершения следствия либо прокурорской проверки.

10.3. Прием посетителей.

10.3.1. Личный прием посетителей производится по вопросам организации и обеспечения деятельности суда, а также жалобам на действия судей и работников аппарата суда, не связанным с рассмотрением конкретных дел, обжалованием судебных актов и процессуальных действий судей.

10.3.2. Личный прием граждан проводится председателем суда, 1 заместитель председателя суда, заместителями председателя суда и руководителем аппарата -администратором суда в соответствии с графиком приема посетителей, по предварительной записи и по вопросам, относящимся к их компетенции.

10.3.3. График приема посетителей и порядок пропуска в здание суда утверждается председателем суда и вывешивается в доступном для обозрения месте и на официальном сайте суда.

10.3.4. Предварительная запись на прием к руководству суда осуществляется работником секретариата председателя суда. Запись производится в течение рабочего дня.

Работник секретариата председателя суда уточняет у посетителя: фамилию, имя, отчество заявителя, место его работы, должность, адрес постоянного места жительства, контактный телефон, по какому вопросу обращается.

10.3.5. На каждое обращение работник секретариата председателя суда заполняет карточку в системе «Дело», в которой указывается дата и время записи на прием, кто записал, фамилия, имя, отчество заявителя, место его работы, должность, адрес постоянного места жительства, по какому вопросу обращается, а также к кому записан на прием и согласованная дата назначения на прием.

10.3.6. Работник секретариата председателя суда извещает заявителей о времени и месте приема.

10.3.7. Работник секретариата председателя суда составляет реестр учета приема посетителей, делает подборку материала по повторным обращениям и представляет их за один день до приема лицу, осуществляющему прием.

10.3.8. Работник секретариата председателя суда представляет в службу судебных приставов реестр приема посетителей на текущий день.

10.3.9. Должностное лицо, осуществляющее прием, обязано внимательно выслушать посетителя, тщательно разобраться в существе его обращения и по возможности сразу же дать ему необходимые разъяснения и рекомендации, проявляя при этом вежливость, корректность, уважительное отношение, терпимость, сдержанность, высокую культуру.

10.3.10. В случае если вопрос, изложенный в устном обращении, не может быть решен во время личного приема, обращение может излагаться в письменной форме посетителем или лицом, осуществляющим прием, делается краткая запись о сути вопроса в карточке личного приема. В этом случае их регистрация и рассмотрение ведется в порядке, предусмотренном настоящим разделом для письменных обращений. На таких обращениях ставится отметка «С личного приема».

10.3.11. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

10.3.12. Работник секретариата председателя суда подшивает реестры приема граждан в дело, которое формируется в хронологическом порядке в течение всего года.

10.4. Гарантии безопасности гражданина в связи с его обращением.

10.4.1. Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением в Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд с критикой деятельности суда или должностного лица либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц.

10.4.2. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.

10.4.3. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

10.5. Порядок рассмотрения отдельных обращений.

10.5.1. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

10.5.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

10.5.3. Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

10.5.4. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

10.5.5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель суда, либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

При ссылках на новые (дополнительные) обстоятельства по ним проводится проверка в установленном порядке.

10.5.6. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

10.6. Сроки рассмотрения обращений.

10.6.1. Письменное обращение, поступившее в суд, рассматривается в течение
30 дней со дня регистрации письменного обращения. Если обращение не требует дополнительного изучения и проверки, оно рассматривается в течение 15 дней со дня поступления.

10.6.2. Проверка обращений, поступивших из Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, проводится в срочном порядке, не позднее 15 дней со дня регистрации.

10.6.3. Началом срока рассмотрения обращения считается день его регистрации в суде. Окончанием срока рассмотрения считается дата направления письменного ответа с изложением принятого по обращению решения. В том случае, если окончание срока приходится на выходной или праздничный день, истечением срока рассмотрения считается рабочий день, следующий за выходным (праздничным) днем.

10.6.4. В исключительных случаях, когда для рассмотрения и разрешения обращения необходимо проведение сложной проверки, истребование дополнительных документов, изучение материалов судебных дел, находящихся в вышестоящих судебных инстанциях, председатель суда вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего обращение.

10.6.5. Продление срока рассмотрения обращения, направленного Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации, производится по согласованию с должностным лицом Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, направившим поручение.

10.7. Контроль за рассмотрением обращений и приемом посетителей.

10.7.1. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан осуществляет председатель суда лично, через руководителя аппарата- администратора суда и секретариат председателя суда. Сверка неисполненных в срок обращений производится еженедельно работником секретариата председателя суда. Отчет о сверке представляется председателю суда.

10.7.2. Контроль за рассмотрением обращений завершается, если все поставленные в обращениях вопросы рассмотрены, даны ответы и приняты необходимые меры в установленные законом сроки. Все действия по обращениям фиксируются в системе «Дело».

10.7.3. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения.

10.7.4. За неделю до окончания срока, установленного для рассмотрения обращения, работник секретариата председателя суда делает исполнителю напоминание об этом.

10.7.5. Состояние работы с обращениями и по приему посетителей учитывается при оценке трудовой деятельности.

10.8. Анализ и обобщение обращений граждан и организаций.

10.8.1. Письменные и устные обращения должны систематически анализироваться и обобщаться в целях своевременного выявления причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, совершенствования работы суда. Особое внимание должно быть обращено на устранение причин, вызывающих повторные обращения. Проверяется соответствие учета, сроков рассмотрения и полноты разрешения поступающих обращений правилам, установленным разделом.

10.8.2. Ежеквартально руководителем секретариата председателя суда анализируются поступающие обращения, и составляется докладная записка, обзор или информационное письмо с конкретными предложениями по дальнейшему совершенствованию организации работы с обращениями, приема посетителей. Результат проведенного анализа докладывается председателю суда.

10.9. Ведение и хранение книги замечаний и предложений.

10.9.1. В целях соблюдения и реализации прав, свобод и законных интересов граждан в каждом структурном подразделении суда ведется книга замечаний и предложений (далее - книга). Руководители структурных подразделений обязаны создать условия, позволяющие посетителям в письменной форме вносить замечания и (или) предложения в книгу.

10.9.2. В книгу вносятся замечания и (или) предложения посетителей о деятельности суда.

10.9.3. Ответственность за ненадлежащую работу по рассмотрению замечаний и (или) предложений посетителей, изложенных в книге, несут руководители структурных подразделений суда.

10.9.4. Персональную ответственность за ведение и сохранность книг несут руководители структурных подразделений суда.

10.9.5. Информация о местонахождении книги вывешивается на информационном стенде в общедоступном месте.

10.9.6. Книга для внесения замечания и (или) предложения предъявляется посетителю по первому требованию. Запрещается требовать от гражданина предъявления документов, удостоверяющих личность, или объяснения причин, вызвавших необходимость написания замечания и (или) предложения.

10.9.7. Замечания и (или) предложения, записанные в книге, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются в течение пятнадцати дней и принимаются по ним меры. При необходимости проведения специальной проверки, получения дополнительной информации срок рассмотрения может быть продлен председателем суда, но не более чем на пятнадцать дней, одновременно с уведомлением об этом гражданина.

10.9.8. В книге посетителем заполняются следующие реквизиты: "Дата внесения замечания и (или) предложения", "Фамилия, имя, отчество гражданина", "Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон", "Содержание замечания и (или) предложения".

10.9.9. После внесения посетителем записи в книгу руководители структурных подразделений обязаны изучить содержание этой записи и сообщить о ней работнику секретариата председателя суда. Дальнейшая регистрация и рассмотрение ведется в порядке, предусмотренном настоящим разделом для письменных обращений. В книге делается отметка о номере и дате регистрации в системе «Дело».

10.9.10. Сведения о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа), в том числе уведомлении о продлении срока рассмотрения, изложенных в книге, вносятся лицом, которому поручено рассмотрение замечания и (или) предложения, не позднее последнего дня срока рассмотрения. В случае отказа в удовлетворении замечания и (или) предложения ответственный исполнитель обязан письменно проинформировать об этом гражданина в установленный срок с мотивацией причин отказа, о чем внести соответствующую отметку в книгу.

10.9.11. Еженедельно работником секретариата председателя суда проводится сверка записей сделанных в книге и системе «Дело». Отчет о сверке представляется председателю суда.

10.10. Ответственность.

10.10.1. Лица, виновные в нарушении настоящего раздела, Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

10.10.2. Должностное лицо суда, неправомерно отказывающее в приеме или рассмотрении обращения, препятствующее подаче обращения, подвергающее заявителя преследованию и допускающее другие нарушения действующего законодательства в работе с обращениями, привлекаются к ответственности согласно действующему законодательству.

10.10.3. Ответственность за организацию рассмотрения обращений, их разрешение по существу, соблюдение сроков исполнения, а также за состоянием делопроизводства по ним в подразделениях суда возлагается на руководителей подразделений

Состояние работы по рассмотрению обращений, заявлений и жалоб, а также по приему посетителей проверяется не реже двух раз в год комиссией, назначаемой председателем суда.